建設現場にペーパーレス化が必要な理由とは？メリットや導入のポイントも
日本の建設業界では、業務効率化や労働環境の改善が急務となっています。
その一環として注目されているのが「建設現場のペーパーレス化」です。
紙ベースの業務からITツールへの移行は、国のDX推進との相乗効果も期待でき、コスト削減や情報共有の迅速化など多くのメリットをもたらします。
本記事では、ペーパーレス化が重視される背景や導入のステップ、実際のメリットなどを解説します。
企業として今後の生産性や競争力を高めるためのヒントをお届けしますので、ぜひ最後までお読みください。
建設現場でペーパーレス化が重要視される背景
建設現場では、日々膨大な量の書類が発生するため、その管理や保管の効率化は喫緊の課題となっています。
以下では、ペーパーレス化が重要視される背景4つを説明します。
- 国がDX化を推進している
- 労働環境の改善につなげるため
- 業界構造により書面でのやり取りが多い
- 現場で持ち運ぶ資料が多い
それぞれ見ていきましょう。
国がDX化を推進している
国のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進政策が、建設現場のペーパーレス化に大きな影響を与えています。
国土交通省などの行政機関は、生産性の向上や安全管理の強化を目指し、電子入札や電子納品の拡大など従来の紙ベースの作業をオンライン化する取り組みを進めています。
こうした政策の後押しを受け、企業間での情報共有や書類保管にITツールを活用する流れが加速。
結果、ペーパーレス化は単なる作業効率化にとどまらず、法令遵守やコスト削減などにも寄与する重要な施策として認識されるようになりました。
労働環境の改善につなげるため
ペーパーレス化は建設現場の労働環境改善に直結します。
探し物に費やす時間が削減され、従業員の負担が軽くなるからです。
また、デジタル化された情報は更新が容易で、ミスの発生を最小限に抑えることにもつながります。
さらに、書類の受け渡しをオンラインで完結できるようになれば移動の手間も省けるため、長時間労働や作業ストレスの低減につながります。
業界構造により書面でのやり取りが多い
建設業界は多層的な下請け構造や厳格な契約・検査体制などの理由から、紙の書類が頻繁にやり取りされる傾向にあります。
元請けや下請け・協力会社との契約書や仕様書、工程管理表などやり取りする資料は膨大です。
さらに、法的根拠を示すために書面として保存する慣習も根強いため、印刷や押印・郵送といった手間が増大します。
しかし、ペーパーレス化の導入で必要書類をクラウド上で共有できるため、各種プロセスがスピーディかつ正確に進むようになります。
紙の無駄を減らすだけでなく、情報を一元管理することで業務全体の効率化を実現できるでしょう。
現場で持ち運ぶ資料が多い
建設現場では、工程表や図面・点検リストなど、多種多様な書類を日常的に携帯する必要があります。
これらはサイズが大きく、更新があるたびに再印刷が必要なため、現場での手間とコストがかさむ要因となっていました。
ペーパーレス化を進めることで、デバイスを活用して最新情報を常に確認できるようになり、紙の持ち運びに伴う煩雑さから解放されます。
オフィスやほかの現場とのやり取りもオンラインで行えるため、打ち合わせや書類確認のスピードが格段に向上します。
建設現場でのペーパーレス化の現状
建設業では国のDX推進や技術進歩に伴い、ペーパーレス化が浸透し始めています。
行政手続きや入札など一部の場面でオンライン化は進むものの、紙の書類が主流の現場は少なくありません。
原因として、契約関連の押印文化やアナログな管理体制、導入コストへの懸念などがあげられます。
効率性やコスト面でのメリットが認知され始め、導入を検討する企業も増えつつあります。
ペーパーレス化が建設業に与えるメリット
ペーパーレス化は、建設業の効率化やコスト削減に加え、情報管理の信頼性向上にも大きく寄与します。
具体的3つのメリットを解説します。
- 業務効率化により従業員の負担が軽くなる
- 紙の使用に伴うコストを削減できる
- コンプライアンスやセキュリティの向上に寄与する
詳しく見ていきましょう。
業務効率化により従業員の負担が軽くなる
ペーパーレス化によって、紙の書類を探したり、保管場所を確保したりする手間が大幅に減ります。
たとえば、施工図などをクラウド上で共有すれば簡単に検索・更新できるため、現場とオフィス間での往復や書類の受け渡し作業も少なくなります。
さらに、最新情報を全員が同時に把握できることで報連相のミスを防ぎ、業務全体のスピードと正確性が向上。
時間のロスが減るだけでなく細かな作業負担から解放され、従業員はより重要な業務に集中でき、モチベーションの向上や離職率の低減につながります。
紙の使用に伴うコストを削減できる
紙の印刷やファイリング、保管スペースなどにかかるコストは意外に大きいものです。
とくに、契約書や図面のように大きなサイズを取り扱う場合や、複数部数を作成する必要がある状況では負担が増大します。
ペーパーレス化を行えば費用の大幅削減につながるだけでなく、必要書類をデジタルデータとして扱うため、検索や管理の手間も軽減できます。
さらに、紙の紛失や破損といったリスクが減るため、再発行にかかる時間や印刷コストのロスを抑えられる点も大きなメリットです。
結果として、企業の利益率向上や経営の安定化にも寄与します。
コンプライアンスやセキュリティの向上に寄与する
紙の書類は保管場所の不備や取り扱いミスによって、情報漏えいのリスクが高まるおそれがあります。
ペーパーレス化を導入すれば、データを暗号化し閲覧権限を設定するなどのセキュリティ対策が取りやすくなるため、安全性を向上できます。
さらに、電子データであればアクセス記録を残して改ざんを防ぎ、証拠保全を行いやすいため、コンプライアンス面での信頼性も高まります。
こうした透明性の高さは取引先や顧客からの信用獲得に有効で、法令や業界規定に即した管理体制を維持することも容易となります。
建設現場でペーパーレス化を進めるステップ
建設現場でペーパーレス化を進める際は、あらゆる書類を一度に電子化するよりも、段階的な導入がスムーズです。
まずは扱う書類の優先順位を決め、その後最適なITツールの選定や従業員への教育を行いましょう。
ここでは、以下のステップについて解説します。
- ペーパーレス化したい書類を優先度で分類する
- 導入するITツールを選定する
- トライアル期間を有効活用する
- 社内で教育を行う
- 実際に運用をスタートする
詳しく見ていきましょう。
ペーパーレス化したい書類を優先度で分類する
ペーパーレス化を成功させるには、どの書類から電子化するかを検討することが重要です。
たとえば、取引先とのやり取りが頻繁な契約書や、日々更新が必要な工程表は優先度が高い書類といえます。
一方で保管義務はあるが更新頻度が低い書類は、後回しにしても大きな問題はありません。
優先度の高いものから取り組むと、効果を早期に実感しやすく、社内の理解や協力も得やすくなります。
まずは書類ごとに「頻度」「重要度」「更新の必要性」などの観点で分類し、必要な部分から段階的にペーパーレス化を進めるとスムーズです。
導入するITツールを選定する
次に、ペーパーレス化を実現するためのITツールを選定します。
自社の業務内容や現場の環境を踏まえた選択が肝心です。
たとえば、頻繁に図面を共有するなら大容量かつ複数デバイス対応のストレージが望ましいです。
さらに、セキュリティ面も考慮し、アクセス権限の設定やログ管理が整備されたツールを選ぶことで、リスクを最小限に抑えられます。
比較検討の際には、コストだけでなく使いやすさやサポート体制も重視しましょう。
トライアル期間を有効活用する
多くのITツールやクラウドサービスには、トライアル期間が設けられています。
この期間をただの動作チェックにとどめず、実際の業務フローを想定して使い込むことがポイントです。
たとえば、図面の閲覧・編集や承認ワークフローなど、現場で想定される作業をシミュレーションしましょう。
担当者からの意見を集めながら調整を進めることで、導入後のトラブルや使いにくさを未然に防げます。
また、ツールの運用マニュアル作りやサポート窓口との連携方法を確認しておくと、トライアル終了後もスムーズに運用をスタートできます。
社内で教育を行う
ペーパーレス化はツールを導入すれば終わりではなく、現場の従業員が正しく使いこなす環境を作ることが不可欠です。
そのためには、操作方法や新しいワークフローに関する社内教育を徹底する必要があります。
講習会や勉強会を実施して、実際の画面操作やトラブルシューティングのポイントを示すと効果的です。
とくに、ITに慣れていないスタッフに配慮し、マニュアルやFAQなどサポート資料を用意しておくと安心です。
こうした取り組みを通じて、従業員全員が同じ理解とスキルレベルでペーパーレス化を実践できるようになります。
実際に運用をスタートする
準備が整ったら、いよいよ本格的な運用を開始します。
最初は一部の部署やプロジェクトでテスト運用を行い、課題や改善点を洗い出すのもよい方法です。
運用初期は、紙との併用期間を設けるなど、現場の混乱を最小限に抑える工夫が求められます。
また、運用開始後は定期的に担当者同士で情報共有し、使い勝手や管理体制をチェックしましょう。
問題があれば早めに対策を講じることで、効果的なペーパーレス環境を継続的に維持できます。
建設業でペーパーレス化を実現させるためのポイント
建設業におけるペーパーレス化は、段階的な導入や自社の特性を踏まえた対策が欠かせません。
業務効率化だけでなく、コスト削減や情報セキュリティの強化にもつながります。
以下の具体的な取り組みについて解説します。
- 一気にペーパーレス化するのではなく徐々に進める
- 自社の特徴に合うITツールを選ぶ
- 導入後も効果測定と評価を繰り返す
- 建設現場にタブレットを取り入れる
詳しく見ていきます。
一気にペーパーレス化するのではなく徐々に進める
ペーパーレス化は一朝一夕に完了するものではありません。
すべての紙書類を一気に電子化すると現場が混乱し、結果的に作業効率の低下を招く恐れがあります。
まずは頻繁に更新が必要な書類や、保管スペースを圧迫しているものなど、優先度の高い対象から取り組むとよいでしょう。
段階的に進めることで、スタッフが新しいシステムに慣れる時間を確保でき、トラブル発生時にも柔軟に対処できます。
紙と電子データの併用期間を設けながら、運用に必要なルールを整え、無理なく移行を進めることが成功の鍵です。
自社の特徴に合うITツールを選ぶ
ペーパーレス化は一朝一夕に完了するものではありません。
すべての紙書類を一気に電子化すると、現場が混乱し、結果的に作業効率の低下を招くおそれがあります。
頻繁に更新が必要な書類や、保管スペースを圧迫しているものなど、優先度の高い対象から取り組むとよいでしょう。
段階的に進めることで、スタッフが新しいシステムに慣れる時間を確保でき、トラブル発生時にも柔軟に対処できます。
導入後も効果測定と評価を繰り返す
ペーパーレス化は導入して終わりではなく、運用状況を定期的にチェックしながら改善を重ねる必要があります。
まずは「書類検索にかかる時間が短縮されたか」「印刷コストや保管コストがどの程度削減できたか」といった具体的な指標を設定しましょう。
これらをもとに、導入ツールの使い勝手や現場の運用ルールを見直すと、さらに効率を高めることが可能です。
また、現場担当者から寄せられる意見を積極的に取り入れながら改善を図ることで、実用性の高いペーパーレス環境を構築できます。
建設現場にタブレットを取り入れる
建設現場でのペーパーレス化を推進するうえで、タブレットの活用は効果的です。
図面や施工計画書などをデジタルデータで管理すれば、紙の持ち運びや印刷が不要になります。
タブレットなら大きな図面でも拡大・縮小が容易で、最新情報への更新もクラウド経由で瞬時に行えるため、現場作業員の負担が軽減されるでしょう。
さらに、写真や動画の撮影・共有もスムーズに行えるため、施工状況の記録やトラブル報告の精度が高まります。
ただし、電波環境や端末の耐久性など、現場ならではの条件を考慮した選定と運用管理が欠かせません。
建設業に特化したソフトならアドバンの「Neoシリーズ」
アドバンが提供する「Neoシリーズ」は、建築・建設業に特化した統合型ソフトウェアです。
積算・見積もりから原価管理、日報・ワークフロー管理まで一気通貫で連携し、操作画面のインターフェースも統一感を持たせることで直感的に扱える設計になっています。
新築住宅やリフォーム、大型施設など多様な案件に対応できる点も特徴で、稼働率40％以上・導入実績393社以上という豊富な実績を誇ります。
単体ソフトでの導入も可能で、IT導入補助金対応ツールとして初期コストを抑えて導入できるのも魅力です。
さらに、定期的なバージョンアップやリモートサポート、無料の操作指導などアフターサービス体制も充実しており、導入後の運用を支援しています。
「Neoシリーズ」の導入事例
アドバンの「Neoシリーズ」を実際に導入し、業務改善を実現している企業の具体的な事例を紹介します。
- 株式会社福萬組様の導入事例
- 長田組土木株式会社様の導入事例
- 株式会社阿部重組様の導入事例
それぞれ見ていきましょう。
株式会社福萬組様の導入事例
株式会社福萬組様は、複数社の積算ソフトを3ヶ月間無償で試用した結果、操作性や効率化の面でもっとも優れていたアドバン社のソフトを導入しました。
手作業と比べて約3倍のスピードで積算作業が進み、導入後のサポートも迅速かつ柔軟に対応してもらえる点が大きな決め手となっています。
地元の総合建設会社として幅広い施工サービスを提供する同社にとって、いまや欠かせない業務システムとなりました。
長田組土木株式会社様の導入事例
長田組土木株式会社様では、見積もり作成に時間がかかり、突発的に多数の案件をこなす必要があるという課題がありました。
導入したアドバン社の見積もりソフト「KensukeNeo」は、複数人で分担した積算を合算できるため、忙しい現場でも迅速に見積もりを提出可能となりました。
また、外注からの見積もりデータも簡単に取り込める点が大きなメリットです。
創業100年以上の歴史を持つ同社では、この業務効率化により、より一層の品質向上と顧客満足度の向上を実現しています。
株式会社阿部重組様の導入事例
株式会社阿部重組様では、業務改善のための積算システム選定に迷いがありましたが、試用期間のあるアドバン社ソフトの導入を検討されました。
正式導入前に2ヶ月間の試用評価を行い、2時間ほどの操作指導と電話サポートだけで十分に使いこなせることを実感。
建築知識があれば誰でも簡単に扱えるうえ、積算時間も大幅に短縮でき、業務効率が飛躍的に向上しました。
創業100年以上の歴史を持つ同社にとって、IT化による生産性向上は今後も不可欠な要素となっています。
建設現場でペーパーレス化をして業務負担を軽減しよう
建設現場でのペーパーレス化は、作業効率とコスト削減、セキュリティ強化など大きな利点をもたらします。
導入時には、現場の実情に合った段階的な切り替えと最適なITツールの選定が肝心です。
紙に頼らない働き方を取り入れれば、従業員の負担軽減と業務の品質向上を同時に実現でき、企業全体の競争力強化にもつながるでしょう。
ぜひ自社の課題を洗い出し、適切なステップを踏んで効果的に導入を進めてください。
【アドバンが提供するサービス一覧】
- 建築見積ソフト「Kensuke Neo」
- 仕上積算ソフト「Neo仕上」
- 工事原価計算ソフト「Neo原価」
- RC躯体積算ソフト「松助くん」
- 作業日報管理ソフト「Neo日報」
- ワークフロー管理ソフト「ネオ ワーク」
株式会社アドバン代表取締役社長
「建設関連ソフトを通して世の中に貢献する」がモットーです。
創業から20年以上、重要な業務である積算や見積書作成などの効率化・高精度化に貢献したいとの思いで、建設業に特化したシステムの開発に取り組んできました。
すべてのソフトで無料で使用評価をいただくことが可能であり、ほとんどのお客様に十分納得をいただいたうえで、システムを導入していただいています。
